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平成16年度全国市町村情報管理主管課長会役員会 会議録

1 日時 平成16年7月14日 14:00~15:30
2 場所 地方自治情報センター7階会議室
東京都千代田区一番町25
3 出席者 役員9名(9団体)、事務局
配布資料 会議次第、出席者名簿(PDF 42kbyte)pdf
資料1(PDF 64kbyte)pdfⅠ 平成16年度事業進捗状況、
Ⅱ 全国市町村情報管理主管課長会コーナー活用部会の設置(案)
資料2(PDF 277kbyte)pdf全国市町村情報管理主管課長会コーナーでの活動状況
資料3(PDF 61kbyte)pdf1 全国市町村情報管理主管課長会コーナー活用部会委員の募集
2 全国市町村情報管理主管課長会コーナー活用部会設置要綱(案)
3 全国市町村情報管理主管課長会コーナー活用部会専用
「メーリングリスト」運用要領(案

5 役員会結果

開会

事務局(地方自治情報センター)より開会を宣し、会議次第に従い、役員会が進められた。


(1)あいさつ

全国市町村情報管理主管課長会長である高崎市市長公室情報政策課長の神宮和夫氏より全国市町村情報管理主管課長会(以下、本会という)コーナーの各コーナーも整備が図られ、全国の市町村が距離的・時間的なハンディを超えてネットワークを通じて情報交換を行える場が整っている。
今年度は本会会員団体の情報管理主管部門のメールアドレスについて登録を依頼し、ほぼ全会員市町村のメールアドレスが登録・掲載され、その登録されたメールアドレスに随時、本会の情報を配信し、より活発な情報交換が行えるよう更に内容の充実を図り、これから本会をより広く普及し有効に活用していくよう進めていきたいとのあいさつが行われた。


(2)出席者紹介

出席者紹介とともに16年4月から新たに加わった役員紹介等が行われた。

(3)議題

本会細則第2条第1項に「役員会の議長は会長とする」とあり、これ以降の議事は神宮会長が進めた。


1 平成16年度事業進捗状況について

事務局より資料1のⅠ及び資料2に基づき、本会コーナーでの情報提供の状況、簡易な投票方式での「随時調査」の内容及び回答数、「電子会議室」の利用状況、本会コーナーのアクセス数について報告を行った。
また、16年4月に会員団体に依頼した「本会会員団体の情報管理部門のメールアドレス登録」について最終的に1803団体、1943アドレスが集まり、このメールアドレスを本会コーナーの課長会名簿に掲載し、各会員団体に活用していただけるよう整備したとともに今後は、この1943アドレスに本会コーナーのアップ情報や「電子会議室」の投稿情報などを随時配信しアクセス数増や情報交換の促進を図っていく旨報告を行った。
なお、質疑応答については以下のとおりである。


(長崎市)
各種の情報化に関する調査依頼がきた場合、決裁を受けてから回答しているが、この「随時調査」については担当職員が簡単に回答するようなものなのか。


(事務局)
この調査の結果は、どこの団体がどういう回答をしたかわからないようになっている。調査内容が、例えば、ウイルス対策を「実施」「未実施」というボタンを押すだけで簡単に担当職員が回答できるような設問となっており、担当職員にご回答いただければと考えている。


(長崎市)
1団体で複数回の回答は可能なのか。

(事務局)
仕組み的には可能である。定期的な重たい調査と違い、あくまでも簡単な調査であるので、回答に対してそこまでのチェックはしていない。例えば、ある団体が3回、回答することも可能である。

高崎市)
過去の調査をみると「本課長会での活動で有効だと思われる活動内容は何ですか」という設問で、情報提供、情報交換、講演会などの項目にチェックしていくようになっており決裁を受けなくても後で責められる内容ではないと思いますので、今度の調査で試していただきたい。

(長崎市)
事務局の説明の中で現在、1回の調査で約80件の回答であるという話があったが、どの程度参考になるのか。

(事務局)
1回の調査で約80件では、統計的には、難しいのではないかと考えている。今のところ、あくまで参考程度だと考えている。この回答率も今後の課題である。
本会を立ち上げる際に、調査コーナーの検討をした時、はじめは簡単にできる調査から始めようということで、現在のような調査を行っている。現在行っている「随時調査」のほかに団体名を明示して、どこの団体が何をやっているかを調査する「定期調査」というものも今後の構築予定には入っているが、この「随時調査」の回答率を上げてから行いたいと考えている。

2 全国市町村情報管理主管課長会コーナー活用部会の設置(案)

事務局より資料1のⅡ及び資料3に基づき、本会コーナー活用部会の設置について部会の設置目的、委員の選定・役割、部会の開催や今後のスケジュール等について次のとおり説明を行った。

  • 目的
    「電子会議室」「メーリングリスト」の活用が少なく、そのコーナーを活性化させるために市町村職員が積極的に参加し、発言を促進するため活用部会を設置する。
  • 委員の選定
    役員からの推薦による役員団体の職員に本会会長から委嘱することとする。
    なお、他の本会会員団体の職員の参加も可能とするため本会コーナーに委員募集を掲載し、委員希望者に対して本会会長から委嘱することとする。
    また本会細則第7条第2項で認められた有識者も委員として参加することもできる。
  • 委員の役割
    ・常時開催される本会コーナー内の部会専用「メーリングリスト」へ参加し、積極的に発言すること
    ・「電子会議室」「メーリングリスト」上において、情報の提供、議題の投稿などを行い本会会員の活発な情報交換を促進すること
    ・本会の発展及び本会コーナーの充実のために積極的な提案等を行うこと
  • 部会の開催
    部会は常時開催するものとし、部会の議論は、部会専用「メーリングリスト」上で行う。
  • 今後のスケジュール
    ・7月下旬
    役員宛てに部会委員推薦依頼を送付するとともに本会コーナーに委員募集を掲載する。
    ・8月中旬
    役員の推薦による役員団体の委員決定。その他の本会会員団体職員の委員希望者については、随時受付を行う。
    ・8月下旬~
    部会専用「メーリングリスト」を開設し、部会を開始し、委員内の議論を進め、随時、電子会議室等へ議題を投稿する。
  • その他
    委員は、当面、本会会員団体の職員により構成するものとし、有識者については、役員会が必要と判断したときに構成員に加えることとする。

以下の質疑応答ののち、本議案の承認を諮ったところ全国市町村情報管理主管課長会コーナー活用部会の設置(案)については、満場一致で原案のとおり承認された。


(高崎市)
この活用部会というのは部会委員が話題提供者として仕掛け人となり、「電子会議室」などの話題や情報交換を行っていけば、他の会員市町村も参加してくる可能性もあるだろうということで、普及していくための布石と考えていただければいいのではないか。


(福山市)
活用部会という仕組みはいいと思うが、合併や電子申請、行財政改革、再構築と情報担当部門は多忙で精一杯な状況である。実際に情報提供や話題提供などやっていけるかどうかわからない状況ではあるが、事務局を支援していければと考えている。


(高崎市)
どの団体も同様で、合併関係で日常業務が多忙な状況である。他にもネットワーク会議などがあり、メールも多く1日何十通と処理しなければならない状況で大変なのは同様であるが、ネットワーク上で行うもので顔を合わせてというものではないので、専従することは無いと思う。
団体の業務が主であり、この部会へは精神的にある程度余裕をもった協力をお願いできればと考えている。


(静岡市)
「電子会議室」への投稿数が少ないというのは先ほどの決裁の話もあるのですが、住基カードの発行枚数が少ないとか、本来なら生の声をそのまま載せる方がいいと思うが、非常に微妙な問題も含んでおり、各団体についても様々事情もあるので課長とか担当者が投稿するのは後々問題が発生することもあるかもしれない。
部長決裁となると、訂正が入り、抽象的になってしまったり、投稿しても意味が無くなってしまうことも有り得る。部会を立ち上げても効果が薄い場合があるかもしれないが、その点はどう考えているのか。


(事務局)

本会の「電子会議室」を開始する以前に、団体名が表示される記名式の電子掲示板があったが、もっと自由に発言してもらえるようにということで、決裁を取らなくても投稿できるような無記名でも投稿できる「電子会議室」にしている。
オープンな話は「電子会議室」でクローズな話は「メーリングリスト」でいう利用方法になればと考えている。
ある自治体学会に参加した際も個人の意見という形で自由に投稿していたが、そういう利用でいいのではないか。公の会議という場で承認ということも必要な場合もあるので、状況に応じて使っていければと思う。
情報交換を促進するためにも、一石を投じて部会委員が牽引者になっていただくという試みでいいのではないか。

(事務局)
「電子会議室」や「メーリングリスト」を立ち上げるまでは部会というものを考えていなかった。情報交換がないからアクセスが少ない。実際、コーナーを設けてみたが、アクセスはあっても投稿は少ないという状況である。これから、部会を立ち上げて次の役員会まで期間があるので、状況を見て、役員会で報告し、軌道修正が必要であれば、その際にご審議いただければと考えている。

閉会

議長から閉会を宣し散会した。

 このページに掲載されている情報の問い合わせ先
情報化支援戦略部
電話番号: 03-5214-8004
FAX番号: 03-5214-8080
更新日: 2014年4月1日