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情報化に関するFAQ(平成31年度,令和元年度)

 

 平成31年度及び令和元年度に、地方支援アドバイザー制度を用いた際に頂いた質問及び回答を例示します。



Q1 基幹系システムの更新を予定しているが、適切な業者選定を行うために、
適切な仕様書、要求定義、評価基準の作成の仕方を教えて欲しい。
また、各事業者から提出された提案書に対しての意見を頂きたい。
  (K市:一般市)


A1 以下を考慮の上、導入を検討頂きたい。

   ●見積の妥当性確認について
    ・作業単金については、東京はすごく高い。プロジェクトマネージャーレベルだと、なおさら高い。
     ベンダーは、金額に応じてその金額の範囲内で能力のある人員を配置する。
     能力のある人にはそれなりに費用は必要である。
    ・システムが古ければ古いほど工数がかかったりすることもあり、一概に比較するのは難しい

   ●総合評価方式の発注手法について
    ・〇〇のシステムが欲しい、ではなく、〇〇の機能が必要として発注検討を行う
    ・仕様書であると機器スペックを細かく書くが、機能要件書であれば具体的な実現能力を書けば
     良いので、それを満足させるための提案が出てくる

   ●プロポーザルを行う場合について
    ・示した要件に対して、できると回答されても備考欄に別途調整と書いてあったりして発注後に
     標準パッケージで出来るだろうと思っていることがカスタマイズ
     費用として発生する場合もある。明確にやりたいことを書いたり、示した要件に対しては
     カスタマイズとしての別途費用の請求は認めない、としておくこと。
    ・細かく書けば書くほど、作りこむことになるので費用は高くなる。標準的な機能で良いところの
     記載はゆるめて、必要な機能をしっかり伝えること。


また、各事業者から提出された提案書に対しての以下のように意見を述べる。
(1)デジタル手続法対応を見据えた際に、本システム提案における有効な点が何なのか、
   提出業者に求めるのがよい。
(2)業者決定後のシステム開発やデータ移行等のスケジュールの精度に留意する。
(3)新庁舎建設の予定があるとのことなので、庁舎建設を契機に窓口を抜本的に見直すことを強く推奨する。

    ※提案に有効となる調査先候補や、見学先候補等じは別途アドバイザーより複数提示する。

(アドバイザー)



Q2 情報セキュリティポリシー令和2年4月改正に情報セキュリティポリシーの
  改正を予定してるいるが、改正にあたって何か助言を頂きたい。
  ※総務省の「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関する
  ガイドライン」を参考にしている。
  (K市:一般市)


A2 現時点では以下3点に配慮の上、改正作業を進めて頂きたい。
(1)総務省の「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」については、
   令和元年度に研究会を立ち上げ、令和元年12月2日の第1回会合からその活動の様子が総務省
   ホームページにアップされているので、日々情報をトレースして最新動向を掴んでほしい。
(2)他団体では、情報セキュリティポリシーをISMSの認証取得の条件として整備したところもある。
   環境条件は全く同じではないと思うが、その考え方や手法の一部を取り入れながら改正作業を
   進めてみるのは如何か。
(3)関連文書として、事業継続計画(ICT-BCP等)の策定も併せて進める事を、お薦めする。
   また、昨今の新型コロナウィルスのような感染症への対策・事業継続の方法を検討し、
   情報セキュリティポリシーと同じく制定していくと事業継続性の観点からよいのではないか。


(アドバイザー)



Q3 新庁舎よりサービス開始予定の総合窓口に対し、市民サービスの向上や職員の事務負担軽減につながる
  情報システムを導入したいのだが、何か助言を頂きたい。
  (I市:一般市)


A3 以下を考慮の上、導入を検討頂きたい。
   ●要件について
     ・機能要件と⾮機能要件について作成すること。
    一次審査の基準がファジーにならないよう留意すること。
    機能要件には権限設定(コンプライアンス)と、法改正対応について漏らさないようにすること。

   ●事業化(予算化)について
     財政に提案すべきは「省力化」である。そして最終的には「自動化」(銀行が見本)である。
     ・省力化によりミスの低減に繋がること。
       ←重複を排除することで、ミスが減る。
       ←住⺠の相談等にウェイトを置けるので、それもミス低減に繋がる。

     外部委託を行うと、運用2年からは委託料が高くなる傾向にある。
     市⺠課は事務が増えるので、人員を増やすべきであるため、
     その他を減らしてコストを抑えるのはどうか。
     フロント業務は臨時職員でまわすことで、コストをカットする。(番号法施行前の事例)

     経営資源とは人・物・金・時間+情報。
     システムは大概が5年サイクルの契約のため、5年計画で以下を留意しして資料作成すべき。
       →残業時間の削減
       →人の削減
       →システム/紙/トナーなどの経費
       →市⺠の滞在時間も、市⺠コストである

     新庁舎で窓口が変わらなければ、新庁舎とはただ職員のためだけのものになる。
     市⺠の為の新庁舎であることを示すには、窓口改⾰が必要なことをアピールすべきである。
     その、効果継続のための道具としてシステムを導入するという論理で進めるべきである。

   ●試行期間について
     ・試行期間を設けて実施を行うこと。
     できるところをやればよい。できないところは、できたとすればで仮定してつなげてみる。
     秋に新庁舎開庁と仮定すると、繁忙期を越した6 月ぐらいから実施が好ましいのでは。

   ●システムについて
     ・システムの画面で何が必要を整理、ただし見えすぎてはいけない。
     ・中間サーバは今年からシステム改修を行い一括照会ができるようになった。
     マトリクスデータ整理は、必要な項⽬が見えているかをチェックするチェックシートとして
     利用すると重宝する。

   ●総合窓口システムの管理、特に法改正等の対応はどのようにすべきか
     ・横断的に対応できる所管課が必要である。
     ・原課の法改正を集める仕組みが必要である。
     ・様式を決めて受託業者に提出させるなど、システム改修の要望を1 カ所で管理すべきである。
     ・システム改修時のテストも、関連部署全体で行う必要がある。
     ・定例会等で情報共有などを行うこと。
     ・ルール作りは行うこと。


(アドバイザー)